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Inventory Management (庫存管理)

如你希望令你的電商業務或任何產品銷售業務變得高效且有利可圖,你需要確保庫存處於平衡點,而此需要你保留準確的庫存詳情、跟隨客戶的需求趨勢,並主動預測市場狀況。

什麼是 Inventory management (庫存管理)?

庫存管理是指管理和監控企業庫存商品的流程。為妥善管理供應鏈,應確保有足夠的庫存,並避免積存不必要的貨品,因此產品庫存管理十分重要。這包括監控用於製造產品的材料以及向客戶發貨的成品。庫存管理可以包括訂貨、補貨、存儲、調整落單頻率和數量,以及預測未來需求。成功的庫存管理意味著確保能隨時隨地維持合適數量的庫存。完善的庫存管理方法可以有助業務減少不必要的成本,同時提高客戶滿意度。

一個運作良好的庫存管理流程可確保在客戶購貨時不會缺貨,但又不會積存過量庫存,導致需要減價和庫存過剩的問題。此外,妥善的管理還可以降低缺貨或記錄不準確風險,而這些風險可以導致在商品需求增加時出現突然搶購的情況。

Inventory management 的運作流程

如果妥善的庫存管理意味著公司可節省金錢、確保客戶滿意度和預測未來需求,那便需要建立嚴格的流程,以免發生意外情況。

管理庫存需要保留清晰的手頭庫存水平記錄,另外亦需要記錄產品的位置 — 無論是在辦公室、倉庫還是倉儲中心。通過結合庫存管理軟件與第四方物流供應商,你可以監控庫存收貨、包裝和運輸等環節,追蹤產品從初始供應商至倉儲中心、再到達最終客戶手上的流動路線。

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Inventory management 的四個類型

雖然有不同程序可用來追蹤庫存,包括長期不斷更新的庫存系統或定期更新的週期性系統,庫存管理主要分為四大類型:

原材料:指用於製造客戶出售的最終成品的成分或部件。製造產品所需的任何物品都可以被視為原材料的一部分,並需要進行管理以確保完成製造最終成品。
在製品:在製品庫存包括在部分生產地點製造的半成品和未完成品。
成品:當產品準備出售和出貨予最終用戶時,即被視為成品。
維護、維修和營運(MRO)用品:這類用品並非產品的一部分,但對企業正常運作而言必不可少,因經營業務可能會需要用到這些用品,例如包括辦公室用紙、電腦和清潔用品。

庫存怎麼管理?5 種庫存管理方法

庫存管理方法 簡介 優點 缺點
先進先出法(FIFO) 先買進的商品先銷售的一種庫存管理方法 依照存貨當時的進貨成本來計算,相當直覺且方便,不需要額外去計算其他因素。 在惡性通脹時期,如果供應價格持續急速上漲,便會難以準確計算成本。由於先進先出法會增加報表上顯示的利潤,因而會造成更大的稅務負擔。
後進先出法(LIFO) 與先進先出法相反,以最新買進的商品先行銷售。 會較先進先出法更精準的走在當時的物價上。 遇到商品品項繁瑣時,計算過程便會相當複雜,也會造成清算問題。
即時生產管理法(JIT) 訂單來時才叫貨出貨,目的是將存貨成本壓至最低,追求無庫存。 大幅度降低庫存量,即減少庫存所產生的成本,並能有效控制整個售貨流程,達到精簡人力、縮短工時的效果。 如控制不當會使貨物等待時間不定容易對顧客易造成反面效果。且必須確保商品品質一致。這對一般向工廠批發的零售業來說執行難度較高。
ABC 庫存分類管理法 將庫存按照佔用資金的多寡,分成三個等級,再針對不同等級進行管控的管理方式。 更精準的掌握商品需求與成本之間的關係,避免壓了過多的高單價商品,或是高銷量的商品採購數量不足,造成資金無法靈活的運用。
採購預算計畫(OTB) 由先前的實際銷售情況所搜集的資料,預測下一季或下個月需要採購的庫存。 計劃預算能夠幫助我們為下一個月的採購金額設定一個大致的標準,讓採購變成有規劃且有資料根據可循而非漫無目的。 這樣的計算方式可能存在周轉率的問題,也就是預估數字與現有可周轉的資金不符,若一昧的按照數據資料前進與執行,可能會衍生其他問題,需要審視評估。

Inventory management 的好處

如果業務能夠在應付需求的同時避免積存過剩庫存,那便是處於一個良好的位置。以下是一些可以通過庫存管理實現的關鍵目標:

避免變質:容易過期的產品在等待銷售期間可能會變質。妥善的庫存管理可以確保客戶收到新鮮的商品。
避免滯銷:直接面向消費者的品牌可能依賴季節更新或新的品牌形象。妥善的庫存管理有助於避免陷入過時商品滯銷的困境。
節省儲存成本:良好的管理可減省儲存不必要物品的費用。
改善現金流:庫存影響銷售和開支,從而直接影響手頭現金狀況。
優化履行:妥善的管理可以幫助你在多個倉儲中心之間分配商品,提供良好的客戶體驗。

Inventory management 面對的挑戰

實施庫存管理計劃以達到最高效率期間亦會存在挑戰,當中的障礙包括:

影子庫存

盤點出錯或系統資料更新不足可能會導致出現「影子庫存」,即記錄中存在的商品在實際上其實並不存在。這可能會影響在訂購原材料和製造產品時的決策。

需求轉變

全球、社會和經濟的變動都可能會導致出現庫存管理流程無法完全配合調整的需求變動。

供應鏈問題

供應鏈問題、貿易問題或自然災害等外部因素均可能會對庫存造成影響。

困難的盤點程序

盤點這一項工作可以很複雜,尤其是在需要依賴人手追蹤所有商品的情況下。人手點貨也很容易出錯,因此設立庫存管理系統至關重要。 

雜亂無章的倉庫

如果是自行負責倉庫內的所有庫存,倉庫很容易會變得雜亂無章,且物品可能會在沒有文件記錄的情況下從一個地方搬到另一個地方。 

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